行业背景

现代企业在经营管理中，面对越来越多的信息，越来越快的节奏。随着企业规模的扩大，员工需要面对更加复杂的业务处理，企业需要管理更加灵活的办公信息，由传统工作方式向智能化工作方式转变，选择适用的办公自动化系统（OA），是企业适应这一变化必经的过程。

通过OA系统企业可以建立高效的办公自动化环境，能有效消除企业内部的信息孤岛，保障信息传递顺畅、资源高效利用；将部分工作E化，使员工从繁锁的手工处理、重复劳动中解脱，提高办公效率，降低办公成本；从企业管理角度，通过OA系统的应用规范工作流程，完善公司管理，为科学决策、监控管理及时汇总管理数据；OA系统能更好的实现异地办公管理、团队协作管理等复杂的管理活动。

同时，OA是企业信息化应用中最基础的环节之一，OA业务与实际工作贴近，简单易用，容易实施，而且实施效果直接、明显。通过OA的应用能有效推动企业整体信息化水平的提升，为实施更加复杂的ERP、营销管理等系统打下良好基础。

面临的问题

• 办公流程无统一标准：管理过程中信息传递方式繁琐，无统一标准，人为因素对工作质量影响较大，难于提高管理水平；
• 各部门之间协作性差，工作成果分散，不易量化成果和追究责任至使办公成本居高不下；产生资源浪费，企业资源得不到有效利用；
• 缺乏统一规范：企业的各种表单、文件、合同等格式不统一，各类数据格式不统一，存在严重的“数据孤岛”，员工只能在没有固定的标准的情况下使用，造成各类办公数据混乱；
• 缺少对决策的支持：领导层不能随时随地的掌控企业的运行状态，进行决策时缺少全面及时的统计数据，对管理现状进行分析时缺乏科学依据；
• 办公效率很难提高：文件、印章、办公用品、车辆等基础的工作办公人员要花费大量精力进行协调、沟通、记录、统计等工作，使工作人员陷入繁琐和重复性工作中无法快速提高工作效率。

解决方案

针对企业办公过程中存在的各类问题，东宇软件公司在成功开发和应用了ENS、HR系统、物业管理系统、营销管理系统、营销管理系统后，从优化企业业务流程、规范企业业务模式入手，开发了蓝海灵豚ENS-OA分系统。蓝海灵豚ENS-OA分系统将新闻、文件、电子邮件、消息提醒、会议、流程、督办工作这些企业日常职能更好的整合，提高信息在企业内部的流通速度，实现资源的合理共享。

蓝海灵豚ENS-OA分系统是基于ENS框架结构设计的，继承ENS框架的所有功能。ENS-OA从使用者角度将办公自动化软件划分为ENS框架、个人工作层、公司工作层和辅助工作层四个部分，为员工提供简捷的事务处理系统，完全体现了个人办公空间。同时也形成了完整的公司工作层信息平台，强大的统计、分析功能配以灵活的辅助沟通工具，将企业信息流实现完美的整合。

通过蓝海灵豚ENS-OA分系统在企业内部建立统一的信息化办公平台，进行工作流、信息流和知识流的整合管理。实现：部门业务的电子化、规范化、自动化； 文件流转管理及审批流程化；企业内部信息资源的有效利用和管理；数据、公文电子交换；真正实现协同办公，快速提升整体办公效率和竞争力。实现公司日常办公的全面信息化，促进整体办公效率的提升。

系统特点

• BS结构
  B/S结构具有性能稳定、速度快以及跨平台等优势。不必安装复杂的用户端软件即可方便实施；
• 图形化工作流
  用户可轻松定义工作流程 (角色,任务和路线)，图形化界面操作简便、直观，大大减少流程定制的复杂程度；
• “按需分配”的权限机制
  系统权限精确到每一个页面、每一个菜单甚至每一个按钮的控制，并根据业务分工抽象出各种权限角色，通过与用户的灵活匹配达到权限的任意定制成为可能。另外在权限的基础上可以任意指定用户的操作公司或部门范围，使集团型的企业管理人员跨企业、部门管理在技术上得以实现；
• 全方位的信息流通
  公文管理、新闻管理及时向员工发布企业信息；即时通讯工具、企业论坛、内部邮箱使员工与领导、员工与员工之间顺畅沟通；提醒、日程安排及时、准确传达工作信息；
• 工作平台场景化
  除了对各业务系统的操作层提供了详细的管理页面外，系统还对企业各用户层按工作职责定义了不同的个性化页面，为不同的用户层提供了集成的网络办公环境，而且在自身的权限范围内可以自行添加根据工作爱好的管理入口，成为系统的管理驾驶舱；
• 系统功能组合应用
  用户可以选择其中部分业务功组合成自己需要的OA系统。不必全部实施，使用者完全可以根据业务需要量身定制自己的OA系统；
• 轻松实现功能扩展
  在蓝海灵豚ENS-OA分系统基础上可轻松实现与ENS系列产品（EMS-HR、营销管理、营销管理、采购管理、项目管理等）扩展应用，而不必考虑平台、数据接口等限制。

主要功能

个人工作层

蓝海灵豚ENS-OA分系统个人办公系统主要管理帮助企业实现员工办公管理自动化，提升工作效率，促进管理升级。个人办公系统内容包括：提醒、待处理工作、内部邮箱、日程安排、工作日报、个人名片夹和公司通讯录等。

提醒、待处理工作
系统自动发送个人工作相关提示信息；通过提醒处理相应工作，保存已读提醒信息；待处理工作、我提出的工作和已处理工作系统自动分类、按时提醒；

内部邮箱
与蓝海灵豚ENS-OA分系统系统无缝连接，帐号信息统一管理；按分组选择接收人，接收人自动校验；多条件自由组合查询；历史邮件可进行批量备份、批量清空；

日程安排
员工设置个人日程安排及提醒周期，到期安排系统自动提醒；根据需要可设置“附加人员”，为相关人员填写日程；日历视图查询，操作更加直观；

工作日报
员工制定工作计划，每天填写工作情况及待办事宜遗留问题等。通过日报实现员工与主管领导的实时沟通；

个人名片夹
收藏名片信息并进行管理，可为名片信息标记重要程度，记录沟通过程。能够导出收录的名片信息；

公司通讯录
记录公司的通讯录信息，方便查询并具有导出功能；

公司工作层

蓝海灵豚ENS-OA分系统公司工作层主要处理公司的各项业务，包括公共信息、新闻中心、公文管理、规章制度、会议管理、车辆管理、行政管理和费用申报管理。同时可拓展到人力资源管理内容，如人员考勤、员工生日提醒、合同到期提醒、试用期到期提醒、退休提醒等。

新闻中心
可进行新闻栏目设置、专题设置、新闻管理、新闻审核重要新闻下发、焦点新闻固定位置等；

公文管理
包括公告模版管理、签发单位印章管理、公告管理和公告审批；

档案管理
档案维护、档案借阅和公司大事记等进行E化管理。能查询借阅历史，保留每次借阅明细；

印鉴管理
对印鉴信息、印鉴申请、印鉴审批和使用记录进行管理；

证照管理
对证照信息、年检记录和使用记录进行管理，可查询使用情况，保存历史记录；

会议管理
管理公司各类会议安排，包括会议制定、会议审核、会议通知和会议纪要。能自动生成会议签到表。可采用多种方式发送会议通知。可将会议转发至公告信息。会后可向参会人员发送会议纪要；

车辆管理
对车辆的使用及缴费情况进行管理。包括车辆档案、维修记录、油耗记录、车辆缴费和出车记录；

办公用品管理
对日常办公用品进行简单的库存及使用情况管理。包括办公用品基本信息、入库管理、领用记录和借用记录；

费用管理
可根据企业内部的各种费用项目及明细项目设置费用类别，进行费用记载及费用统计；

HR人事管理
蓝海灵豚ENS-OA分系统系统可以将ENS的HR的部分功能引入OA系统，如人事档案、考勤休假、福利管理、薪酬管理等，在同一平台实现HR管理。

辅助工作层

辅助工作层内容主要包括沟通平台、客户端和公共信息。沟通平台内容包括企业论坛和企业内部邮箱，通过企业平台进行相互交流。客户端主要通过即时通工具与站内用户交流。公共信息为个人的常用信息，可以设置列车时刻表、气象信息、万年历、常用链接等内容。